BezeichnungInhaltBezeichnungInhalt
Name:FB I/005/2018  
Art:Informationsvorlage  
Datum:16.01.2018  
Betreff:Anträge zum Haushalt 2018 - Zeiterfassungsgerät und Zeiterfassungsystem
DokumenttypBezeichnungAktionen
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Beratungsgegenstand:

Im Rathaus wird ein Zeiterfassungssystem (Programm) von ELV eingesetzt.

Ursprünglich war vorgesehen, mit den Umbaumaßnahmen im Rathaus das Zeiterfassungsterminal gegen ein für die Mitarbeiter einfacher und komfortabler zu bedienendes Terminal auszutauschen. Die Kosten betragen dafür rd. 1.000,00 Euro.

 

Für die Personalabrechnung aller Personalfälle (Beschäftigte, Aushilfen, ehrenamtliche etc.) wird das Abrechnungsprogramm P&I LOGA eingesetzt. Das Programm läuft in der Cloud-Umgebung der KDO (Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg) und wird auch die KDO fachlich unterstützt. Im Jahr 2017 wurden 165 Personalfälle mit LOGA erfasst.

Das Programm kann mit verschiedenen Modulen erweitert werden. Daher wird vom Personalamt nun die Erweiterung um das Modul Zeitmanagement vorgeschlagen. Damit würde die vorhandene Zeiterfassung durch ein neues System ersetzt, welches in LOGA integriert wäre. Dies impliziert einen Workflow (Arbeitsablauf) für alle teilnehmenden Beschäftigten, da neben der reinen Zeiterfassung auch Fehlzeiten, wie Urlaub – Anträge, Genehmigung etc -, sowie weitere Auswertungen direkt im Abrechnungsprogramm verbucht werden. Damit ergibt sich auch ein digitaler Workflow, z.B. Urlaubsbeantragung, für Vorgesetzte, Mitarbeiter und Personalamt. Weiterhin ist eine Nutzung als Informationsportal für die  Mitarbeiter möglich. Daher wird vorgeschlagen, das Zeitmanagement zunächst im Rathaus einzuführen und sukzessive zu prüfen es auf weitere Einrichtungen, Betriebshof, BEGU, Kindertagesstätte etc., auszubauen. Eine Anbindung ist über vorhandene Internetzugänge möglich. In den Einrichtungen sind dann die Kosten für ein Zeiterfassungsterminal nach und nach zur Verfügung zu stellen, lt. KDO je Terminal zz. rd. 2.200,00 Euro.

 

Für die Erweiterung wurden nach grober Schätzung 10.000,00 Euro eingeplant.

Nach aktueller Mitteilung der KDO ergeben sich einmalige Kosten in Höhe von rd. 7.000,00 Euro.

Im lfd. Betrieb ergeben sich jährliche Kosten von zz. rd. 2.000,00 Euro.

 


 

 

 


Finanzielle Auswirkungen:

Erweiterung P&I LOGA um das Modul Zeitmanagement 7.000,00 Euro.

Erhöhung der jährlichen lfd. Kosten LOGA um 2.000,00 Euro.

Wird der Erweiterung nicht zugestimmt, sollte für ein neues Zeiterfassungsterminal von ELV 1.000,00 Euro bereitgestellt werden.