Tagesordnungspunkt

TOP Ö 3.2: Anträge zum Haushalt 2018 - Zeiterfassungsgerät und Zeiterfassungsystem

BezeichnungInhalt
Sitzung:18.01.2018   PUG/001/2018 
Beschluss:mehrheitlich beschlossen
Vorlage:  FB I/005/2018 
DokumenttypBezeichnungAktionen
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Lfd. Nummer

Produkt

Bezeichnung

Bemerkung

12

P1.111012.003

Allg. zentrale Dienste

Zeiterfassung Rathaus

 

Bürgermeisterin Neuke stellte die Informationsvorlage vor.

 

Ratsfrau Naujoks regte an, die klassische Zeiterfassung durch „Vertrauensarbeitszeit“ zu ersetzen.

Bürgermeisterin Neuke erklärte, dass es durch die Vielfalt der Bereiche und Tätigkeiten nicht möglich ist, Vertrauensarbeitszeit zu nutzen und die Gleitzeitarbeit mit einer genauen Zeiterfassung umgesetzt werden kann. 

 

 

Ja:

7

Nein:

2

Enthaltung:

0

 


Beratungsgegenstand:

Im Rathaus wird ein Zeiterfassungssystem (Programm) von ELV eingesetzt.

Ursprünglich war vorgesehen, mit den Umbaumaßnahmen im Rathaus das Zeiterfassungsterminal gegen ein für die Mitarbeiter einfacher und komfortabler zu bedienendes Terminal auszutauschen. Die Kosten betragen dafür rd. 1.000,00 Euro.

 

Für die Personalabrechnung aller Personalfälle (Beschäftigte, Aushilfen, ehrenamtliche etc.) wird das Abrechnungsprogramm P&I LOGA eingesetzt. Das Programm läuft in der Cloud-Umgebung der KDO (Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg) und wird auch die KDO fachlich unterstützt. Im Jahr 2017 wurden 165 Personalfälle mit LOGA erfasst.

Das Programm kann mit verschiedenen Modulen erweitert werden. Daher wird vom Personalamt nun die Erweiterung um das Modul Zeitmanagement vorgeschlagen. Damit würde die vorhandene Zeiterfassung durch ein neues System ersetzt, welches in LOGA integriert wäre. Dies impliziert einen Workflow (Arbeitsablauf) für alle teilnehmenden Beschäftigten, da neben der reinen Zeiterfassung auch Fehlzeiten, wie Urlaub – Anträge, Genehmigung etc -, sowie weitere Auswertungen direkt im Abrechnungsprogramm verbucht werden. Damit ergibt sich auch ein digitaler Workflow, z.B. Urlaubsbeantragung, für Vorgesetzte, Mitarbeiter und Personalamt. Weiterhin ist eine Nutzung als Informationsportal für die  Mitarbeiter möglich. Daher wird vorgeschlagen, das Zeitmanagement zunächst im Rathaus einzuführen und sukzessive zu prüfen es auf weitere Einrichtungen, Betriebshof, BEGU, Kindertagesstätte etc., auszubauen. Eine Anbindung ist über vorhandene Internetzugänge möglich. In den Einrichtungen sind dann die Kosten für ein Zeiterfassungsterminal nach und nach zur Verfügung zu stellen, lt. KDO je Terminal zz. rd. 2.200,00 Euro.

 

Für die Erweiterung wurden nach grober Schätzung 10.000,00 Euro eingeplant.

Nach aktueller Mitteilung der KDO ergeben sich einmalige Kosten in Höhe von rd. 7.000,00 Euro.

Im lfd. Betrieb ergeben sich jährliche Kosten von zz. rd. 2.000,00 Euro.