Betreff
Einführung Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Vorlage
FB III/179/2015
Art
Beschlussvorlage

Mit der Einführung eines DMS in der Bauverwaltung soll der Einstieg in die digitale Archivierung und Schriftgutverwaltung umgesetzt werden. Dazu sollen die vorhandenen Gebäudeakten in das DMS überführt werden. Zu jedem bebauten Grundstück in der Gemeinde Lemwerder wurde eine Gebäudeakte angelegt. Zudem können auch die Gebäude- und Grundstücksakten der gemeindeeigenen Grundstücke (Liegenschaften) für eine bessere Bearbeitung übernommen werden. Mit dem DMS entfällt die Lagerung und Archivierung der „Papierakten“. Arbeitsabläufe (Workflow) können besser koordiniert werden. Ebenso können vorgangsbezogene Emails, Worddokumente und sonstige digitale Vorgänge problemlos den Akten zugeordnet werden. Papierdokumente werden entsprechend eingescannt und den Akten zugeordnet. Über entsprechende Zugriffsteuerungen, können verschiedene Fachbereiche/Ämter gleichzeitig auf die Akten zugreifen.

Die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) bietet eine entsprechende Lösung mit ihrem Produkt KDO-DMS&more an. Mit dem Modul „Digitale Bauakte“ erfolgt der Einstieg in die digitale Schriftgutverwaltung. Weitere Module, wie z.B. „Digitale Steuerakte“ sollten nach erfolgreicher Umsetzung der „Digitalen Bauakte“ folgen.

Die vorhandenen Akten werden über eine Fachfirma eingescannt. Dabei werden die datenschutzrechtlichen Vorgaben erfüllt. Für die zu scannenden Akten sind Kosten von 2,00 Euro bis 5,00 Euro je Akte auszugehen. Dies ist vom Umfang der einzelnen Akten abhängig.

Für die Einrichtung des Systems sind einmalig 4.100,00 Euro fällig. Die lfd. Kosten belaufen sich auf jährlich 12.600,00 Euro, 1.050,00 Euro monatlich. Das Modul „Steuerakte“ würde die jährlichen Kosten um rd. 2.500,00 Euro erhöhen.

Mit dem Abschluss des Projektes ist voraussichtlich nicht vor Ende diesen Jahres zu rechnen. Die lfd. Kosten an die KDO werden erst ab fehlerfreien Lauf des DMS berechnet.

Um mit dem Projekt beginnen zu können, sollten in 2015 Haushaltsmittel in Höhe von 10.000,00 Euro bereitgestellt werden.

 

 

Beschlussvorschlag:

Verwaltungsseitig wird vorgeschlagen, um mit der Umstellung auf DMS in der Bauverwaltung mit den Gebäudenakten beginnen zu können, Haushaltsmittel in Höhe von 10.000,00 Euro bereitzustellen.

Im Haushaltsplanentwurf sind bereits 10.000,00 Euro eingeplant; Seite 116, Bau- und Grundstücksordnung P1.521000.001.